MDM is an acronym for Master Data Management. It is a method in which all of a company’s master data are linked to reference point. The aim is to improve the quality of master data, avoid redundancies between different systems and enable optimal data exchange.
Since master data forms the backbone of every entrepreneurial activity, more and more companies rely on MDM systems to manage and maintain this data on MDM systems.
- The Essentials in Brief
- What is Master Data?
- How does Master Data maintenance work?
- What are the advantages of an MDM System?
- Wie funktioniert ein MDM-System?
- Welche Stammdaten können in einem MDM-System verwaltet werden?
- Wichtige Überlegung vor der Implementierung eines MDM-Systems – Single-Domain MDM oder Multi-Domain MDM?
- Fazit: Master Data Management (MDM)
The Essentials in Brief
- Master data form the backbone of every company
- They are required for operational & strategic processes
- The MDM therefore aims for optimal master data quality
- An MDM solution ensures the quality of the master data in the long term and company-wide
What is Master Data?
The term master data refers to data that contains basic information about operationally relevant objects such as Customers, Supplies, Employees or even Products. The master record of a customer with the name John Doe could be created as follows:
Customer Number: 123456789
Name: John Doe
Address: Sample Street 12, 12345 Sample City
Phone Number: 01234 5678910
E-Mail: john.doe@doe.de
Master data is used throughout the company in various areas and departments and also forms the basis of every business-critical analysis and decision.
Master data quality therefore plays a role in the success of a company: A high-quality master data basis is the prerequisite for smooth business processes. Conversely, incorrect or outdated master data lead to disruptions and delays, for example in the supply chain process, as well as to failures in marketing or to wrong decisions in strategic management.
Since the quality of the master data has an impact on a company’s performance – both positively and negatively – and it is a good idea to rely on strategic approaches such as data governance or software solutions when managing and maintaining this data.
How does Master Data maintenance work?
Although master data is characterized by a certain static nature and is typically recorded once, it still has to be brought up to data again and again, for example when customers change their address or products are given a new name. Regular check-ups and corrections are therefore essential and should be included in ongoing business processes. Practice shows, however, that many companies neglect master data maintenance, which often goes hand in hand with the data becoming less up-to-date and meaningful.
If the amount of master data is small or information does not change frequently, it may well be that a data governance strategy is sufficient to ensure the quality of the master data. (Overall, this is about establishing company-wide standards for handling master data.) However, as soon as large and complex amounts of data have to be handled, a software solution should be considered.
What are the advantages of an MDM System?
The advantages of an MDM system increase as the amount of master data and systems increases. Ultimately, however, every company, large, or small, can benefit from an MDM system.
The master data of individual business objects are often kept in different departments and systems, which inevitably leads to data silos and extra work. A 360° View of a specific customer, for example in the context of a customer consultation, is hardly possible under these circumstances or involves a lot of time. In addition, such an administrative practice often involves duplicates that make it difficult to keep track of things and can cause chaos and additional costs.
With an MDM system, data silos and duplicates are a thing of the past. In the course of software implementation, all data records relating to the same object are brought together under one reference point, resulting in a Golden Record – a meaningful master record.
Once the Golden Record has be created, ongoing maintenance of the master record is required. Data governance policies can help with this and can also be integrated with MDM systems. For example, it can be specified that only John Doe’s customer advisor may change his master data.
Finally, data quality can be secured with an MDM system in the long term and company-wide, which plays a decisive role in the supply chain process in particular, but also in marketing. MDM systems ensure outstanding customer experiences, in B2B and B2C, as well as successful marketing campaigns – with minimal use of resources.
- 360° View of Company Objects
- Meaningful Master Data
- Correct Analyses
- Successful Strategies
- Efficient Processes
- High Employee Satisfaction
Wie funktioniert ein MDM-System?
Im Rahmen der Implementierung wird ein führendes System im Netzwerk festgelegt, sodass die Datenverwaltung und -pflege nur noch über dieses System bzw. über eine bedarfsspezifische Software erfolgt. Wird ein Stammsatz erfasst oder geändert, sorgen Synchronisationsprozesse für eine unmittelbare Verteilung an die relevanten, über Schnittstellen angebundenen Systeme. Data-Governance-Funktionen sowie Korrekturprozesse sichern dabei die Datenqualität.
Welche Stammdaten können in einem MDM-System verwaltet werden?
Tatsächliche können alle Stammdatenkategorien, die sich in einem Unternehmen finden lassen, in einem MDM-System verwaltet werden. Die typischen Kategorien sind:
Kundenstammdaten
Kundenstammdaten umfassen Grundinformationen über einzelne Kunden und Interessenten. Es handelt sich typischerweise um Informationen, die für die Geschäftsabwicklung erforderlich sind (wie Kontakt- und Bankdaten), aber auch um solche, die gesammelt werden, um Kundenprofile zu erstellen (bspw. Alter, Geschlecht, Familienstand, Beruf).
Lieferantenstammdaten
Lieferantenstammdaten umfassen Grundinformationen über einzelne Lieferanten und geschäftliche Vereinbarungen. Es handelt sich typischerweise um Kontaktdaten sowie um Angaben zu Lagerstandorten, Produktpaletten oder auch zu ausgehandelten Preisen.
Personalstammdaten
Personalstammdaten umfassen Grundinformationen über einzelne Arbeitnehmer eines Unternehmers. Es handelt sich typischerweise um Kontakt- und Bankdaten oder auch um Angaben zum Angestelltenverhältnis.
Produktstammdaten
Produktstammdaten umfassen Grundinformationen zu Produkten oder einzelnen Artikeln und werden über den gesamten Lieferkettenprozess hinweg benötigt. Es handelt sich typischerweise um Produkt- oder Artikelbezeichnungen oder auch Angaben zum Lagerort.
Wichtige Überlegung vor der Implementierung eines MDM-Systems – Single-Domain MDM oder Multi-Domain MDM?
Der Einsatz eines MDM-Systems bringt verschiedene Schritte mit sich und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT und den übrigen Abteilungen:
Zuallererst muss festlegen werden, welcher Ansatz verfolgt werden soll: Single-Domain oder Multi-Domain. Mit einem Single-Domain MDM lässt sich für eine hohe Datenqualität und Konsistenz innerhalb einer bestimmten Domäne, beispielsweise der Kundenstammdaten, sorgen. Dieser Ansatz birgt jedoch das Problem, dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Domänen nicht berücksichtigt werden, was dem eigentlichen Prinzip des MDM widerspricht. Mit einem Multi-Domain MDM entsteht dagegen eine Single Source of Truth für sämtliche Geschäftsbereiche und -prozesse.
Vor der Implementierung der MDM-Lösung sollte schließlich der Ist-Zustand festgestellt sowie der Rahmen des gewünschten Datenqualitätsmanagements mittels Data-Governance-Richtlinien abgesteckt werden.
Fazit: Master Data Management (MDM)
Ein MDM-System zielt auf die optimale Qualität Ihrer Stammdaten ab. Mit einem MDM-System behalten Sie langfristig den Überblick über Ihre Stammdaten – unternehmensweit. Sind Sie neugierig geworden? Könnte ein MDM-System die Lösung Ihrer Probleme sein? Dann kontaktieren Sie uns doch einfach und wir gehen Ihre Probleme gemeinsam an.
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