Master Data Management (MDM) ist eine Methode, bei der alle Stammdaten eines Unternehmens mit einem Referenzpunkt verknüpft werden. Das verbessert die Qualität der Stammdaten, vermeidet Redundanzen zwischen verschiedenen Systemen und ermöglicht einen optimalen Datenaustausch.
Stammdaten sind das Rückgrat jeder unternehmerischen Tätigkeit – deshalb setzen immer mehr Unternehmen bei ihrer Verwaltung und Pflege auf ein MDM.
Mit dem Begriff Stammdaten werden Daten bezeichnet, die grundlegende Informationen zu betrieblich relevanten Objekten wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch Produkten enthalten. Der Stammsatz eines Kunden mit dem Namen Max Mustermann könnte folgendermaßen angelegt sein:
Kundennummer: 123456789
Name: Max Mustermann
Adresse: Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Telefonnummer: 01234 5678910
E-Mail: max.mustermann@mustermann.de
Stammdaten kommen unternehmensweit in verschiedenen Bereichen und Abteilungen zum Einsatz und bilden darüber hinaus die Grundlage jeder geschäftskritischen Analyse und Entscheidung.
Die Stammdatenqualität spielt daher eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens: Eine hochwertige Stammdatenbasis ist Voraussetzung für reibungslose Geschäftsprozesse. Umgekehrt verursachen inkorrekte oder veraltete Stammdaten Störungen und Verzögerungen z. B. in der Lieferkette, sowie Misserfolge im Marketing und strategische Fehlentscheidungen
Da die Stammdatenqualität die Performance eines Unternehmens im Guten wie im Schlechten prägt, ist es sinnvoll, bei der Verwaltung und Pflege dieser Daten auf strategische Ansätze wie Data Governance oder Software-Lösungen zu setzen.
Typischerweise werden Stammdaten nur einmal erfasst und dann kaum noch geändert. Dennoch müssen sie immer wieder auf den neusten Stand gebracht werden, wenn etwa Kunden ihre Adresse ändern oder Produkte eine neue Bezeichnung bekommen. Regelmäßige Überprüfungen und Korrekturen sind daher unabdingbar und sollten in laufende Geschäftsprozesse einbezogen werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass viele Unternehmen die Stammdatenpflege vernachlässigen – die Folge sind veraltete und wenig aussagekräftige Daten.
Wenn nur wenige Stammdaten vorhanden sind oder sich Informationen selten ändern, kann es durchaus sein, dass eine Data-Governance-Strategie ausreicht, um die Qualität der Stammdaten zu sichern. (Im Wesentlichen sind damit unternehmensweite Standards im Umgang mit Stammdaten gemeint.) Sobald es aber um große und komplexe Datenmengen geht, sollte eine Software-Lösung in Betracht gezogen werden.
Je mehr Stammdaten und Systeme es in einem Unternehmen gibt, desto größer sind die Vorteile eines MDM. Letztendlich kann aber jedes Unternehmen, ob klein oder groß, einen Nutzen aus einem MDM-System ziehen.
Die Stammdaten einzelner Betriebsobjekte werden oft in verschiedenen Abteilungen und Systemen gehalten, was unweigerlich zu Datensilos und Mehrarbeit führt. Ein 360°-Blick auf einen bestimmten Kunden, etwa im Rahmen einer Beratung, ist unter diesen Umständen nur unter hohem Zeitaufwand möglich. Darüber hinaus verursacht diese Verwaltungspraxis Doubletten, die den Überblick erschweren sowie zusätzliche Kosten und Chaos verursachen können.
Mit einem MDM-System gehören Datensilos und Doubletten der Vergangenheit an.
Im Zuge der Software-Implementierung werden sämtliche Datensätze, die dasselbe Objekt betreffen, unter einem Referenzpunkt zusammengeführt, sodass ein Golden Record entsteht: ein aussagekräftiger Stammsatz.
Ist der Golden Record erst einmal erstellt, will der Stammsatz fortwährend gepflegt werden. Data-Governance-Richtlinien können dabei helfen und außerdem in MDM-Systeme integriert werden. So lässt sich festlegen, dass nur der Kundenberater von Max Mustermann dessen Stammdaten verändern darf.
Die Datenqualität lässt sich mit einem MDM-System schließlich langfristig und unternehmensweit sichern, was insbesondere im Lieferkettenprozess, aber auch im Marketing eine entscheidende Rolle spielt. MDM-Systeme sorgen für ein herausragendes Kundenerlebnis im B2B wie im B2C. Außerdem ermöglichen sie erfolgreiche Marketingaktionen bei minimalem Aufwand.
✓ 360°-Blick auf Betriebsobjekte
✓ Aussagekräftige Stammdaten
✓ Korrekte Analysen
✓ Erfolgreiche Strategien
✓ Effiziente Prozesse
✓ Hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Im Rahmen der Implementierung wird ein führendes System im Netzwerk festgelegt. Die Daten werden fortan nur noch über dieses System bzw. eine Spezialsoftware verwaltet und gepflegt. Wird ein Stammsatz erfasst oder geändert, synchronisiert sich dieser automatisch in allen relevanten, über Schnittstellen angebundenen Systemen. Data-Governance-Funktionen sowie Korrekturprozesse sichern dabei die Datenqualität.
Tatsächlich können Stammdaten jeder im Unternehmen vorhandenen Kategorie in einem MDM-System verwaltet werden. Die typischen Kategorien sind:
Kundenstammdaten sind Grundinformationen über einzelne Kunden und Interessenten. Das sind meist Informationen für die Geschäftsabwicklung (wie Kontakt- und Bankdaten), aber auch Informationen, die für Kundenprofile gesammelt werden (etwa Alter, Geschlecht, Familienstand, Beruf).
Lieferantenstammdaten sind Grundinformationen über einzelne Lieferanten und geschäftliche Vereinbarungen. Meist sind das Kontaktdaten sowie Angaben zu Lagerstandorten, Produktpaletten oder ausgehandelten Preisen.
Personalstammdaten sind Grundinformationen über einzelne Arbeitnehmer eines Unternehmens. Es handelt sich typischerweise um Kontakt- und Bankdaten oder auch um Angaben zum Angestelltenverhältnis.
Produktstammdaten sind Grundinformationen zu Produkten oder einzelnen Artikeln und werden im gesamten Lieferkettenprozess benötigt. Meist sind es Produkt- oder Artikelbezeichnungen oder auch Angaben zum Lagerort.
Die Einführung eines MDM-Systems ist komplex. Die IT muss dabei eng mit den anderen Abteilungen zusammenarbeiten.
Zunächst stellt sich die Frage nach dem Ansatz: Single-Domain oder Multi-Domain? Ein Single-Domain MDM garantiert hohe Datenqualität und Konsistenz innerhalb einer bestimmten Domäne wie etwa Kundenstammdaten,. Dieser Ansatz birgt jedoch das Problem, dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Domänen nicht berücksichtigt werden. Das widerspricht dem eigentlichen Prinzip des MDM. Mit einem Multi-Domain MDM entsteht dagegen eine Single Source of Truth (zentrale, verbindliche Informationsquelle) für alle Geschäftsbereiche und -prozesse.
Vor der Implementierung der MDM-Lösung sollte schließlich der Ist-Zustand festgestellt sowie der Rahmen des gewünschten Datenqualitätsmanagements mittels Data-Governance-Richtlinien abgesteckt werden.
Ein MDM-System zielt auf die optimale Qualität Ihrer Stammdaten ab. Mit einem MDM-System behalten Sie langfristig den Überblick über Ihre unternehmensweiten Stammdaten. Sind Sie neugierig geworden? Könnte ein MDM-System die Lösung Ihrer Probleme sein? Kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam die optimale Lösung für Sie.
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